Search
  • Sara Vošinek Gašpar

6 najpogostejših težav malih podjetij

Updated: Dec 30, 2019

Pri našem delu se srečujemo z veliko mikro in malimi podjetji. Ko opravljamo preglede njihovih procesov in digitaliziramo njihovo administracijo, opažamo veliko podobnih težav in izzivov, s katerimi se podjetja soočajo. Sledi seznam sedmih najpogostejših izzivov in nekaj predlogov, kako se jih lotiti.


1. Preveč elektronske pošte, ki je nepregledna


Zelo veliko podjetij uporablja elektronsko pošto kot primaren kanal tako za interno komunikacijo kot tudi za komuniciranje s strankami. To v praksi pomeni na desetine tudi stotine mailov, ki hitro postanejo nepregledni, ne dosežejo pravih naslovnikov in niso pravilno arhivirani.


Če ima podjetje več kot pet zaposlenih in bi za komunikacijo vseeno radi uporabljali orodje, ki bi zagotovilo določeno mero sledljivosti, potem razmislite o uporabi namenskih aplikacij kot so Slack, Telegram, Discord in Facebook Workplace. Nekatere so plačljive, druge ne, za katero se boste odločili, pa je popolnoma odvisno od vaših potreb.


Vsekakor pa si je za boljšo preglednost elektronske pošte priporočljivo vzeti čas, da se odjavite od pošte, ki je ne potrebujete, si uredite specifične elektronske naslove in ustvarite skupine prejemnikov ter nastavite filtre, da se pošta samodejno uredi in arhivira, pomembna elektronska pošta pa ostaja na vrhu.




2. Neučinkovita uporaba že obstoječih orodij


Podjetja imajo velikokrat na voljo orodja, ki jih redno uporabljajo, ne uporabljajo pa vseh funkcionalnosti, ki jih orodje ponuja. Veliko podjetij uporablja G-mail kot ponudnika elektronske pošte, ne izkoristijo pa možnosti za shranjevanje dokumentov na oblaku in lahko deljenje le-teh ter skupinsko urejanje, ne uporabljajo koledarja za ustvarjanje dogodkov kar neposredno iz elektronskih sporočil ali možnosti videokonference, ki jih koledar ponuja, deljenje slik, ki olajšajo objavljanje na socialnih omrežjih in tako naprej.


3. Podvajanje dela


Dandanes je skoraj vsako podjetje, predvsem pa B2C podjetja, prisotno na več socialnih omrežjih hkrati. Navadno je eno omrežje tisto dominantno, na katerem je podjetje najbolj aktivno, saj lahko tam doseže največje število svojih potencialnih uporabnikov, a če ima podjetje povezave na vse svoje račune navedene na spletni strani, je prav, da so vsi aktualni in vzdrževani. Da je objavljanje hitreje in da so vsi naši računi aktualni, nam omogočajo platforme, ki dovolijo objavo na vsa izbrana socialna omrežja hkrati. Navadno te platforme omogočajo tudi spremljanje objav, tako da hitro vidimo, kaj je bolj aktualno na katerem omrežju, spremljamo lahko statistiko in se odločamo o nadaljnjih marketinških kampanjah. Take platforme so recimo Loomly, Promo Republic, Hootsuite, SocialOomph in Buffer. Med seboj se razlikujejo po cenah in funkcionalnostih, tako da se za vsako podjetje najde ustrezna različica.


4. Neurejeni dostopi in gesla


V podjetjih z več zaposlenimi je nedvomno potrebno sodelovanje in dostop do skupnih virov. Srečujemo se z veliko podjetji, ki nimajo urejenih pravic dostopa, ne shranjujejo relevantnih podatkov na vsem dostopnih mestih in nimajo urejene centralne evidence gesel, ki so relevantna za vse zaposlene. Velikokrat naletimo na primere, ko so gesla napisana kar na post-it lističih na ekranih ali na drugih neprimernih odkritih mestih. Zaposleni tudi redno uporabljajo svoje poslovne elektronske naslove za licence in druge pomembne dostope za podjetje, kar pa predstavlja velik problem v primeru, če zaposleni zapusti podjetje in njegov elektronski naslov ni več aktualen. Podjetje lahko to elegantno reši s posebnimi elektronskimi naslovi, ki so temu namenjeni in pa sistemi za upravljanje gesel, ki so lahko skupni vsem uporabnikom. Tako si morajo zaposleni zapomniti manj dostopnih podatkov, kar poveča varnost.





5. Različne verzije programov


Ko podjetja rastejo, se ekipe polnijo in se pojavi potreba po novi računalniški opremi, se hitro zgodi, da so verzije naloženih programskih oprem različne. Predvsem je to težavno, ko podjetje kupuje licence, ne pa najema, kar navadno pomeni, da posodobitve niso vključene v ceno. Veliko uporabnikov ne posodablja svoje programske opreme, četudi je posodobitev na voljo. To povzroča kopico težav, ki na prvi pogled niso tako očitne - od nekompatibilnosti dokumentov, do varnostnih tveganj, upočasnjenega delovanja računalnikov in tako naprej.


6. Varnost podatkov


Kibernetska varnost je relevantna za vsa podjetja, tudi majhna. Če kibernetska varnost ni zagotovljena, se podjetja izpostavljena grožnji kraje podatkov. Zaradi kraje podatkov so na primer izpostavljene pomembne informacije o strankah, kar lahko ustvari nezaupanje strank.

Veliko podjetij se ne zaveda, da je varnost podatkov potrebno zagotoviti tudi na fizičnih medijih in ne samo na računalniku - dokumenti tako niso primerno shranjeni, niso v omarah pod ključem, kdaj so celo vidno na mizi ali pa se občutljivi podatki odnašajo iz pisarn. Zato je priporočljiv pristop, ki varstvo podatkov vključuje v vse vidike poslovanja.


Če želite izbrati pravo orodje za vaše podjetje in optimizirati procese, vam lahko pri tem pomagamo.


42 views0 comments